Nach der Installation des Add-In wird nach der Email-Adresse und Ihrem Passwort gefragt. Nach erfolgter Eingabe versucht das Add-In automatisch zu synchronisieren.

Allenfalls erscheint bei Ihnen dann die Fehlermeldung “Synchronisation fehlgeschlagen”.

Bitte prüfen Sie kurz in den Einstellungen von Zeeyoo, dass Sie die Kalender richtig synchronisieren.

Wichtig ist, das Sie auch einen Kalender zum Import auswählen.

Nun sollte eigentlich die Synchronisation reibungslos funktionieren.

Mit uns sind Sie voll dabei. Als die Kalenderprofis für “Mastering Meeting Madness” stellen wir Ihnen den WM Spielkalender für MS Outlook, Apple iCal und Google zum Download zur Verfügung.

Download Spielplan WM Südafrika 2010

Wenn Sie das ICS-File in Ihren Kalender importieren, sind Sie immer informiert über den aktuellen Spielplan.

Alleine feiern macht bekanntlich wenig Spass.
Deshalb können Sie auch gleich die passende Umfrage mit Ihren Freunden erstellen und so die Spiele mit Ihren Liebsten geniessen.

Eine Umfrage erstellen um Spiele mit Freunden zu schauen

Das ganze Zeeyoo-Team wünscht Ihnen einen tollen Fussball-Sommer!

Roger Gygli wird für das «Swiss Celebrity Power Team» an der «Red Bull Jungfrau-Stafette» teilnehmen. Dieses anspruchsvolle Rennen hat seinen Ursprung in den Dreissigerjahren, schon damals wurden die Etappen mit unterschiedlichstem Gerät zurückgelegt – bis hin zum Sportflugzeug. Das Jungfraujoch wird auch heute noch – wie beim historischen Vorbild – überflogen. Und das Ganze ist kein harmloser Spass des Energydrink-Herstellers. Das Anforderungsprofil (PDF) wimmelt von Ausdrücken wie “hochalpine Herausforderung” oder “sehr steil abfallender Bergweg”. Hat eines der derzeit 44 teilnehmenden Teams obligatorische Ausrüstungsgegenstände wie etwa ein Lawinenverschütteten-Suchgerät nicht dabei, wird es disqualifiziert.

Die Jungfrau-Stafette findet am 5. Juni 2010 statt, beginnt mit Radfahrern am Rheinfall und endet nach 14 Etappen in Zürich am Fuss des Uetlibergs. Im Swiss Celebrity Power Team sind neben Roger noch so illustre Menschen wie Mister Schweiz André Reithebuch, die Kajak-Weltmeisterin Sabine Eichenberger und die Snowboarderin und vierfache Weltcup-Siegerin Manuela Pesko (hier das ganze Team).

Jeder kennt sie, die Meetings, die den schön produktiven Arbeitstag zerstückeln und in denen zehn oder mehr Kollegen lange Stunden am ebenso langen Konferenztisch sitzen – und sich anschliessend fragen, wozu das Ganze gut war. Beinahe ein Drittel aller Meetings empfanden Manager in einer Studie des Personaldienstleisters Robert Half als überflüssig. Hauptstörquellen dabei: Ausschweifende Diskussionen und mangelnde Vorbereitung.

Am schlimmsten dabei sind jene Sitzungen, die viel schneller mit einer kurzen Mail erledigt gewesen wären. Denn ein Face-to-Face-Meeting ist für viele Zwecke gar nicht das richtige Mittel. Vor allem, wenn es nur um gegenseitige Information und Kenntnisnahme geht, ist es überflüssig, aber auch bei anderen Punkten genügt oft eine kurze Telefon- oder Videokonferenz. Zeeyoo ist hervorragend zur Koordination von Telefonterminen und Videokonferenzen geeignet – dank unseres Zeitzonenfeatures auch für Teams, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Der amerikanische Produktivitätsblogger Dustin Wax empfiehlt im Blog Lifehack.org fünf Wege, die man erwägen sollte, bevor man tatsächlich zu einem Meeting einlädt:

1. Instant Messaging
2. Telefonkonferenzen
3. Wikis
4. Mailinglisten
5. Webanwendungen für kollaboratives Arbeiten

Wer soll an einem Meeting teilnehmen?

Aber natürlich gibt es auch zahlreiche sinnvolle Ansätze für eine Konferenz. Effizienter wird sie, wenn die richtigen Leute teilnehmen. «Viel hilft viel» ist dabei der falsche Ansatz, Ergebnisse lassen sich nur mit einer überschaubaren Anzahl von Teilnehmern produzieren.

Wenn es darum geht, dass viele Mitarbeiter Bescheid wissen über das Thema einer Sitzung, so ist ein Protokoll im Anschluss das sinnvollere Mittel. Die Faustregel lautet also eher: Es sollten sowenige Personen teilnehmen wie möglich, aber soviele wie nötig. Was nötig ist, entscheidet sich je nach Anlass. Helfen kann es in jedem Fall, etwas Interdisziplinarität hineinzubringen, um neue Perspektiven und damit kreativere Problemlösungen zu ermöglichen.

Die Gruppenfunktion des Zeeyoo-Adressbuchs ermöglicht hierfür die individuelle Verwaltung von Personengruppen, die dann auf einmal eingeladen werden.

Wie lange soll ein Meeting dauern?

Der amerikanische Autor Seth Godin hat zu Recht moniert, dass Meetings immer gleich angelegt sind. Kein Problem ist wie das andere, und ebensowenig gleichen sich die Lösungen. Wieso dauert dann aber jedes Meeting immer 1 Stunde? Oder 30 Minuten? Viele Themen sind in deutlich kürzerer Zeit abzuhandeln.

Godin schlägt vor, Meetings in 5-Minuten-Einheiten zu organisieren und je nach Thema 5, 10, 15 oder 20 Minuten einzuplanen. 20 Minuten, also vier Zeiteinheiten, sollten demnach das Maximum sein; wer mehr veranschlage, solle eine wirklich gute Begründung dafür haben.

Kurze Zeiträume brauchen Disziplin und etwas Training, um sie nicht zu überschreiten. Wer seine Punkte in 20 Minuten nicht abschließend behandeln kann, sollte sich also nicht sklavisch an Godins Rat halten und lieber von vornherein etwas mehr einplanen als ein zweites Meeting anzusetzen. Mit Zeeyoo lassen sich übrigens die Zeitfenster von Terminen einfach per Drag & Drop verschieben, verkürzen oder verlängern. Länger als 40, 45 Minuten jedoch sollte auch eine lange Sitzung nicht sein – konzentrierte Diskussion kann man dann nämlich nicht mehr erwarten.

Wenn der Zeitrahmen gesetzt ist, muss er zwingend eingehalten werden. Das gilt für das Ende, da sonst die stringente Diskussion leidet, aber auch für den Anfang: Es sollte unbedingt pünktlich begonnen werden – wer zu spät kommt, hat eben den Anfang verpasst.

Was muss vor dem Meeting geklärt sein?

Enorm hilfreich für ein effizientes Meeting ist gute Vorbereitung. Zahlreiche Konferenzen sind nur deshalb so mühsam, weil im Vorfeld nicht klar war, worum es genau geht und was erreicht werden soll. Das Folgende muss also geklärt und kommuniziert werden:

• Um welches Thema geht es?
• Was ist das Ziel der Sitzung?
• Wer hat gegebenenfalls etwas vorzutragen oder zu präsentieren?

Diese Informationen sind eine Bringschuld des Organisators, aber Teilnehmer tun gut daran, schon vorher nachzufragen, wenn diese Punkte unklar bleiben – so können sie den Termin noch «retten». Die Agenda, die diese Fakten enthält, muss vorher allen Teilnehmern zugesendet werden, damit diese Zeit zur Vorbereitung haben – auch das geht professionell mit Zeeyoo: Bei der Terminplanung kann direkt eine Traktandenliste ergänzt und sogar Dokumente hochgeladen werden. Darauf achten muss man dann nur noch, diese Agenda nicht während des Meetings auszuweiten.

Im zweiten Teil wird es darum gehen, was man während eines Meetings und bei der Nachbereitung beachten sollte:

• Warum ein Moderator und ein Protokollant so wichtig sind
• Wie man die vorher gesetzten Ziele des Meetings auch erreicht
• Wie man spontan einen Kurzvortrag hält
• Was sofort nach einer Sitzung getan werden sollte

Zeitzonenunterstützung in Zeeyoo (unterste Option)

Um die Termine in anderen Zeitzonen zu sehen, kann (nur bei eingeschalteter Zeitzonenunterstützung) die eigene Zeitzone jederzeit umgeschaltet werden.

Umschaltung der Zeitzone

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Wir freuen uns, dass Peter Hogenkamp uns hierbei unterstützt. Als Gründer und CEO der Blogwerk AG kennt er sich mit dieser Aufgabe bestens aus.

Unser Blog soll vor allem die Plattform Zeeyoo und ihre vielfältigen Einsatzmöglichkeiten zeigen. Wir wollen gemeinsam Fragen zur Entstehung und zum Geschäftsmodell von Zeeyoo beantworten, in kurzen Videos typische Anwendungssituationen präsentieren, Menschen vorstellen, die unsere Plattform für die Organisation eines Events nutzen und gelegentlich auch die Menschen dahinter, das Zeeyoo-Team, vorstellen. Mit Artikeln rund ums Terminmanagement und Methoden zur optimalen Arbeitsorganisation möchten wir auch über den Tellerrand hinausschauen.

Ein paar zurückliegende News haben wir im Sinne der oben angesprochenen Chronikfunktion bereits nachgeführt. Ab jetzt geht es dann «normal» und live weiter – übrigens auch bei Twitter, wo man @zeeyoo followen kann.

Wir freuen uns auf Eure Kommentare!