Ihre Zugangsdaten werden bei uns verschlüsselt abgespeichert. Ein Zugriff ist nur mit Ihrem Zeeyoo-Passwort möglich. Nicht einmal wir als Betreiber von Zeeyoo können auf Ihre Daten zugreifen – selbst wenn wir wollten. Ein Missbrauch Ihrer Zugangsdaten auf den Exchange-Server ist deshalb ausgeschlossen.

Die Exchange-Integration ohne Installation funktioniert immer dann, wenn Sie über einen Outlook Web-Access Zugang verfügen. Viele Personen in Unternehmen haben nicht die Möglichkeit eine Installation vorzunehmen um unsere komfortables (und jetzt erweitertes) Outlook-Addin zu verwenden, verfügen aber über Outlook Web-Access für den direkten Zugriff auf den Exchange-Server. Diesen Benutzern – und Unternehmen insgesamt – erleichtern wir die Arbeit mit Zeeyoo durch unsere Exchange-Integration.

Die Synchronisation macht Ihre Exchange-Kalender in Zeeyoo verfügbar und gleicht alle Zeeyoo-Termine mit Ihrem Kalender ab. Zudem stehen Ihnen Ihre Kontakte für die Organisation von Zeeyoo-Terminen zur Verfügung.

Einrichten der Exchange-Synchronisation

Klicken Sie in Ihrem Profil in die Synchronisation. Dort wählen Sie “Exchange” aus und klicken auf Logindaten hinzufügen.

Dann erscheint die folgende Eingabemaske.

Die nötigen Eingaben entsprechen Ihrer Anmeldung bei Outlook Web Access (OWA).

Nach erfolgreicher Eingabe Ihrer Anmeldedaten definieren Sie Ihre Synchronisationseinstellungen. Sie wählen aus, welche Kalender Sie synchronisieren wollen, können die Kontaktsynchronisation aktivieren oder deaktivieren und den Detaillierungsgrad der Synchronisations festlegen. Sofort werden Kontakte und Kalender synchronisiert und stehen zur Terminplanung bereit.

Die Teilnehmer einer Terminumfrage müssen sich nicht mehr registrieren, um an der Umfrage teilzunehmen. Die Pflicht zur Registrierung sollte sicherstellen, dass alle Zeeyoo-Nutzer sämtliche Vorteile unserer Plattform nutzen können. Aufgrund vieler Feedbacks haben wir uns entschieden, diesen Zwang zur Registrierung bei der Beantwortung von Umfragen aufzuheben. Natürlich empfehlen wir weiterhin, bei der Beantwortung einer Umfrage ein Konto zu eröffnen, um alle Vorteile von Zeeyoo zu nutzen. Das bedeutet einmal einen kleinen Mehraufwand, dann aber ständige Zeitersparnis. » Mehr zu diesem Feature

Teilnehmer können die Antworten aller anderen Teilnehmer einsehen. Der Organisator hat allerdings die Möglichkeit, die Sichtbarkeit der Antworten einzuschränken. Standardmässig sind aber alle Antworten sämtlicher Teilnehmer zu sehen.  » Mehr zu diesem Feature

Der Organisator einer Umfrage kann obligatorische Teilnehmer eines Termins definieren. Anschliessend werden nur noch Termine zur Bestätigung angeboten, die diesen obligatorischen Teilnehmern möglich sind. » Mehr zu diesem Feature

Zeeyoo erkennt die Zeitzone seiner Nutzer automatisch und erlaubt nun auch zeitzonenübergreifende Terminkoordination, um beispielsweise Telefon-, Web- oder Videokonferenzen zu organisieren. » Mehr zu diesem Feature

Zudem haben wir viele kleine Verbesserungen und Optimierungen eingeführt.

• Zeeyoo verschickt nun gestaltete Html-E-Mails und wird so übersichtlicher und schöner anzusehen.
• Bei einer Einladung, Bestätigung oder Absage eines Termins lassen sich Kommentare erfassen und die E-Mails an die Teilnehmer vor dem Versand in einer Vorschau betrachten.
• Teilnehmer können neu ebenfalls Dokumente zum Termin ergänzen.
• Bereits bestätigte Termine lassen sich verschieben.
• Die Darstellung der Terminkarte wurde optimiert und durchgängig gestaltet. Zudem ist die Druckansicht verbessert worden.
• Ein gegliedertes Menü mit allen möglichen Aktionen erleichtert den Umgang mit Zeeyoo und zeigt dem Benutzer auf einen Blick sämtliche mögliche Funktionen.

Über Feedback freuen wir uns wie immer – egal, ob hier in den Kommentaren, bei Facebook oder bei Twitter.

Wer die Terminumfrage ohne Registration bei Zeeyoo beantwortet, muss mindestens seine E-Mail-Adresse sowie seinen Vor- oder Nachnamen angeben. Die E-Mail-Adresse wird für den Versand von Aktualisierungen eingesetzt (Bestätigung oder Absage des Termins, Veränderung der Termine, Veränderung des Ortes, Änderungen an den Informationen zum Termin). Der Name oder Vorname wird in der Terminkarte dargestellt und hilft beispielsweise, wenn die Terminkarte ausgedruckt an den Termin mitgenommen wird. Es ist jederzeit möglich, ein Zeeyoo-Konto mit derselben E-Mail zu erstellen.

Falls der Organisator die Personen in der Teilnehmerliste bereits mit E-Mail und Name oder Vorname erfasst, sind alle Felder beim Teilnehmer bereits vorausgefüllt und er kann die Umfrage direkt abschliessen.

Wir empfehlen Ihnen, ein Konto bei Zeeyoo zu erstellen. So haben Sie Zugriff auf das Zeeyoo-Cockpit, das Adressbuch und das Profil sowie die Möglichkeit, einen Kalenderabgleich durchzuführen.

Die Antworten der anderen Teilnehmer bleiben zugeklappt, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, lassen sich aber jederzeit mit einem Klick auf “Andere Teilnehmer” ein- und ausblenden.

Sie erlaubt eine Terminkoordination, wie sie in der Realität häufig auftritt: Der beste Termin soll ausgewählt werden, einige Personen müssen aber zwingend am Termin dabei sein. Genau dieser Prozess wird mit der neuen Funktion auf einfachste Weise abgebildet.

Wählen Sie zuerst diejenigen Teilnehmer aus, welche zwingend am Termin anwesend sein müssen. Es werden dann nur noch die Termine zur Bestätigung angeboten, die allen als obligatorisch gekennzeichneten Personen möglich sind. Aus diesen Terminen können Sie dann den bestgeeigneten Termin auswählen.

Um die Zeeyoo-Termine in Notes verfügbar zu haben müssen Sie wie folgt vorgehen:

1. Unter www.zeeyoo.com einloggen

2. Die Url www.zeeyoo.com/downloads auswählen (oder den Menüpunkt downloads oben in der schwarzen Menüleiste)

3. Dort unter dem Bereich „Kalender-Feed“ den Link kopieren. Dieser Link referenziert Ihren persönlichen Kalender in Zeeyoo eindeutig.

4. Diesen Link müssen Sie nun in Lotus Notes als iCalendar eintragen (das ist auch ohne Administrationsrechte möglich – es handelt sich hier nur um einen sogenannten „iCalendar“-Feed).

Es gibt dazu eine Anleitung von Google, wie das zu erfolgen hat: http://www.youtube.com/watch?v=U5MRvtYGwY8

Der Prozess ist für den Zeeyoo Kalender leicht unterschiedlich:

1. Neuen Kalender hinzufügen (wie im Video)

2. Namen für den Kalender vergeben (z.B. Zeeyoo)

3. Im Dialog „iCalendar-Feed auswählen“ (statt Google wie im Video)

4. „A public Calendar“ auswählen

5. Die Kalender-Feed Url aus Zeeyoo hinterlegen, die Sie vorhin in die Zwischenablage kopiert haben.

Dieser Vorgang ist sicher, weil nur Sie Zugriff auf die Url haben. D.h. der iCal-Feed Link ist privat (Google verwendet übrigens dasselbe Prinzip).

Genau wie bei der Google-Synchronisation für Windows funktioniert die Lösung über ein kleines Plugin um die Privatsphäre des Benutzers zu schützen. Seine Google-Zugangsdaten verlassen den eigenen Mac nie und sind insbesondere nirgends bei Zeeyoo gespeichert.

Das Google-Plugin (zur Zeit nur für Gmail-Account anwendbar) für den Mac findet sich auf unserer  Downloads-Seite. Nach dem ersten Start des Plugins werden die Benutzerdaten von Zeeyoo und Google abgefragt. Im Anschluss lässt sich auswählen, welche Google-Kalender mit Zeeyoo abgeglichen werden sollen und in welchen Google-Kalender die Zeeyoo-Termine übertragen werden.

Einstellungen des Google Plugins für den Mac

Gleichzeitig mit der Bestätigung möchte nun der Organisator aber Dauer und Startzeit des Termins präzisieren. Bisher hätte diese Aktion automatisch wieder eine Umfrage unter allen Teilnehmern ausgelöst. Nun lässt sich aber in diesem Bestätigungsschritt der Termin mit der Maus verschieben und seine Grösse lässt sich verändern.

Im Beispiel wird der Termin auf 08:00 vorverlegt und die Zeitdauer von drei auf viereinhalb Stunden erhöht. In der Matrix unten ändert sich die Zeitanzeige zu einem Link, der jederzeit erlaubt die ursprüngliche Zeit und Dauer des Termins wiederherzustellen:

Nach einem Klick auf “Weiter”, werden alle relevanten Termindaten noch einmal dargestellt und der Organisator hat die Möglichkeit einen Kommentar zur Terminbestätigung hinzuzufügen.

Wie bis anhin werden alle Teilnehmer mit einem Klick auf “Termin bestätigen und senden” per E-Mail informiert. Bei allen Personen, die die Synchronsation installiert haben, werden alle provisorischen Termin gelöscht und der definitive Termin eingetragen. Im Cockpit wandert der Termin in den Bereich “Die nächsten Termine” und alle Kontaktdaten der Personen werden in das Adressbuch übertragen und lassen sich als vCard beziehen.

Insbesondere wurde der Menübereich neu gestaltet und die Elemente in der linken Seite optimiert. Das Aktionsmenü links fasst alle möglichen Aktionen des aktuellen Termins zusammen.

Verbessert wurden auch die Auswahl von Sprache und Zeitzone:

Sprache und Zeitzone werden automatisch ermittelt und beim Benutzer gespeichert. Sie lassen sich aber jederzeit manuell verändern.

Dank der Synchronisation fällt das lästige Hin- und Herspringen zwischen Outlook und dem Webbrowser weg. Sämtliche Termine werden bidirektional mit Ihrem Outlook abgeglichen: Termine aus Outlook sind bei Zeeyoo sichtbar und sämtliche Termine von Zeeyoo (Umfragen oder bestätigte Termine) im Outlook.

Diese Funktion erleichtert die Übersicht, und Sie koordinieren so ganz bequem all Ihre Termine. Das Outlook Add-In ist im Bereich «Downloads» verfügbar.

Nach der Installation finden Sie in der Outlook-Symbolleiste zwei Zeeyoo-Symbole:

Diese haben zwei Funktionen. Zum einen können Sie damit die automatisierte Synchronisation manuell auslösen und zum anderen direkt aus Outlook eine Terminumfrage starten.

Im Outlook-Menü können Sie unter

Extras -> Optionen -> Zeeyoo

sämtliche Optionen zur Zeeyoo-Synchronisation einstellen.

Unter anderem können Sie die Kalender, welche Sie gerne synchronisieren möchten, hier wählen. Weiter haben Sie die Möglichkeit, die Art der Synchronisation zu wählen.

Die Zeeyoo Termine werden in Ihrem Outlook standardmässig in einem eigenen Kalender abgelegt:

Ihre (anderen) Outlook-Termine sind in Zeeyoo grau dargestellt:

Wir sind überzeugt, dass diese Art der Synchronisation Ihnen grosse Produktivitätsfortschritte bringen wird. Eine einfachere Übersicht über Ihre Termine gibt es nicht.