• Ein Meeting wird beendet

Haben Sie als Moderator alle Hürden des Termins (siehe Teil 2 dieser Serie) erfolgreich umschifft, gilt es, das Meeting abzuschliessen. Sie prüfen, ob die Meetingziele erreicht wurden und klären, ob jeder Anwesende verstanden hat, was seine ‘Action Items’ nach dem Meeting sind. Sie fassen das Meeting zusammen und stellen sicher, dass Konsens darüber herrscht, was die Ergebnisse sind (Das kann auch heissen, dass man ein gemeinsames Verständnis davon hat, wo man sich noch uneinig ist).

Was ist dafür zu tun?

Wenn Sie Ihre Agenda und Ziele auf einem Flip Chart visualisiert und abgehakt haben, können alle Anwesenden am Ende sehen, was erreicht wurde und was offen blieb. Als Meeting-Leiter nehmen Sie kurz Stellung, was Sie mit Nicht-Erreichtem zu tun gedenken («kommt am nächsten Meeting», «ich überleg’s mir» etc). Wichtig ist, dass alle Anwesenden verstehen, dass nichts verloren geht, nur weil die Zeit fehlte. Haben Sie Teilergebnisse während des Meetings ebenfalls für alle sichtbar aufgeschrieben, können Sie diese Dokumentation nochmals kurz durchgehen.

Gehen Sie die Runde der Anwesenden durch und fragen Sie jeden nach seinen Action Items – welche Aufgaben nimmt sie oder er aus dem Meeting mit? Das dauert nicht länger als 30 Sekunden pro Person, vielfach werden Sie aber noch Lücken feststellen. Ausserdem stellen Sie sicher, dass am Tag danach niemand das Protokoll liest und überrascht ausruft: «Was? Ich soll das alles tun? Da hab ich nie zugestimmt!!»

• Dokumentieren Sie ohne Aufwand

Nach dem Meeting geht es um die Dokumentation, das Protokoll. Eine undankbare Aufgabe, die aber effizient erledigt werden kann. Voraussetzung ist, dass Sie sich vor dem Meeting überlegt haben, wie Sie Arbeitsergebnisse dokumentieren und sichern. Notizen zu machen, die Sie anschliessend zu einem Protokoll verarbeiten ist eine Methode. Ich schlage hingegen vor, Flip Charts oder Whiteboards zu nutzen – das spart Arbeit.

Was ist zu tun?

Wenn Sie mit Flip Charts oder Whiteboards gearbeitet haben, ist es einfach: Sie zücken Ihr Smartphone und lichten alle im Meeting entstandenen Dokumente ab. Wenn Ihre Handschrift gut ist, können Sie diese Fotoprotokolle per E-Mail an die Teilnehmer versenden, ohne weiteren Schreibaufwand zu haben. Ausserdem kennen alle Teilnehmer diese Unterlagen bereits und waren am Entstehungsprozess beteiligt, es wird also keine ungewünschten Überraschungen geben.

Haben Sie weitere Tipps für gute Meetings? Wir freuen uns über Kommentare!

Nach der Installation des Add-In wird nach der Email-Adresse und Ihrem Passwort gefragt. Nach erfolgter Eingabe versucht das Add-In automatisch zu synchronisieren.

Allenfalls erscheint bei Ihnen dann die Fehlermeldung “Synchronisation fehlgeschlagen”.

Bitte prüfen Sie kurz in den Einstellungen von Zeeyoo, dass Sie die Kalender richtig synchronisieren.

Wichtig ist, das Sie auch einen Kalender zum Import auswählen.

Nun sollte eigentlich die Synchronisation reibungslos funktionieren.

Erfolgsfaktor Meeting-Leitung

Die Rolle des Leiters oder der Leiterin eines Meetings ist kaum zu unterschätzen für den Erfolg einer Sitzung. Sie verlangt, das Meeting und die Teilnehmer zu leiten und zu steuern. Gleichzeitig gibt es Meeting-Phasen, in denen diese Person ausschliesslich Moderator ist, also den Prozess begleitet ohne einzugreifen. Das kann leicht zum Balanceakt ohne Netz werden. Folgende Aufgaben muss diese Person mindestens übernehmen:

• Definieren Sie Regeln für das Meeting.

Wie jede Ansammlung von Menschen hat ein Meeting seine Regeln. Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie überlegen sich im Voraus, wie man in der Sitzung zusammenarbeiten soll. Oder diese Regeln entstehen von selbst, durch Ausprobieren, Ausreizen und Gewohnheit. Hier bietet sich Chance, die Produktivität des Zusammenkommens zum ersten Mal zu erhöhen.

Was ist zu tun?

Überlegen Sie sich, wie sich die Menschen in Ihrem Meeting verhalten. Einige Anregungen unsererseits: Beginnen Sie immer pünktlich, warten Sie nicht auf Zuspätkommende. Machen Sie das unter Umständen auch in der Einladung schon klar. Alleine der Respekt gegenüber den Pünktlichen macht diese Regel notwendig.

Verbannen Sie Mobiltelefone. Solange Ihr Unternehmen nicht die Feuerwehr ist, dürfte es für jeden Anwesenden erträglich sein, eine Stunde auf das Telefon zu verzichten. Sollte es nicht gehen, definieren Sie Regeln, was passiert, wenn es klingelt: Z.B. verlässt der Angerufene der Raum und die Sitzung wird fortgeführt. Vereinbaren Sie mit den Teilnehmenden auch Regeln, wie mit Laptops umgegangen wird.

• Setzen Sie Ziele und kommunizieren Sie diese

Sie sind verantwortlich für die Ziele. Das heisst, die Ziele müssen zu Beginn des Meetings kommuniziert werden und jedem Anwesenden (inklusive Ihnen!) klar sein: Wieso sind wir hier? Was wird nach dem Meeting anders sein? Was werden wir erreicht haben? Achten Sie in der Vorbereitung darauf, dass die geplanten Ziele und die zur Verfügung stehende Zeit irgendwie übereinstimmen. Entdecke ich als Sitzungsteilnehmer gleich zu Beginn, dass mein Traktandum sicherlich keinen Platz mehr hat, steht dem Dämmerschlaf nichts mehr im Wege.

Was ist zu tun?

Prüfen Sie die Realisierbarkeit der geplanten Agenda. Visualisieren Sie diese Agenda und die Ziele für jeden Anwesenden – entweder auf einem Whiteboard oder einem Flip Chart, so dass alle die Liste ständig vor Augen haben. Haken Sie während der Sitzung ab, was erreicht wurde und was noch aussteht. Das sensibilisiert das Zeitgefühl aller Anwesenden und nimmt sie stärker in die Pflicht, das Gelingen des Meetings zu unterstützen.

• Halten Sie die Zeit ein

Während des Meetings ist es die Aufgabe des Moderators, die Zeit einzuhalten. Pünktlich aufzuhören ist nicht nur höflich und respektvoll den Anderen gegenüber, sondern vor allem ein Zeichen von Professionalität. Eine häufig auftretende Herausforderung dabei sind mäandernde Teilnehmer: Wie ein Fluss, der sich durch ein Gebirgstal frisst, schweifen die Teilnehmer ab, machen dort eine Kurve, gehen drüben in die Tiefe und blicken auch gerne mal zurück. Das kann berechtigt, aber für Sie nicht immer zielführend sein. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt: Wann und wie unterbreche ich einen Sprechenden, ohne ihm zu sehr auf den Schlips zu treten?

Was ist zu tun?

Führen Sie auf einem Flip Chart oder einem Whiteboard einen «Themenspeicher». Dort notieren Sie Punkte, die im Moment nicht zielführend sind, aber später erörtert werden müssen. Das erlaubt Ihnen, einen Vielredner kürzer zu halten: Sie unterbrechen ihn mit dem Hinweis, dass sein Thema wichtig ist und bei anderer Gelegenheit diskutiert werden muss. Sie halten seinen Input auf dem Flip Chart, dem Themenspeicher, fest. Das zeigt Ihre Wertschätzung gegenüber dem Sprechenden und versichert ihm, dass sein Anliegen nicht unter den Tisch fallen wird.

• Sorgen Sie für ein strukturiertes Gespräch

Die Sitzungsleitung muss die Diskussionsstränge sauber auseinanderhalten. Gerade bei Entscheidungs-Meetings sind im Grunde drei verschiedene Fragen zu klären: 1. Müssen wir etwas entscheiden oder können wir wie gehabt weiterfahren? 2. Was sind die Kriterien für unsere Entscheidungen? 3. Welche der möglichen Optionen wählen wir? In vielen Meetings werden diese Gesprächsebenen gnadenlos durcheinander gebracht – entsprechend vage bleibt alles. Einzelne Teilnehmer diskutieren Lösungen («Verwenden wir Google oder Bing in unserem Unternehmen?»), während andere Anwesende noch der Frage nachhängen, ob eine Corporate Suchmaschinen-Policy überhaupt notwendig ist. Was ist zu tun?

Strukturieren Sie die Diskussion im Voraus – überlegen Sie sich zu jedem Teil Fragen, die die Anwesenden besprechen sollen. Werfen Sie den Leuten nicht einfach ein Thema an den Kopf («Suchmaschinen»), sondern zerlegen Sie es in mundgerechte Stücke («Brauchen wir eine gemeinsame Entscheidung?», »Was sind die Kriterien?», «Welche Option wählen wir?»). Notieren Sie gemeinsam gefundenen Antworten und dokumentieren Sie die Ergebnisse – am besten für alle sichtbar auf einem Flip Chart oder einem Whiteboard.

• Lassen Sie alle zu Wort kommen

Vielredner müssen in einem Meeting vielleicht an die etwas kürzere Leine genommen werden. Gleichzeitig werden in Ihrem Meeting aber Leute sitzen, die sich durch hartnäckiges Schweigen auszeichnen – aus welchen Gründen auch immer. Als Leiterin oder Leiter eines Meetings müssen Sie dafür sorgen, dass alle zu Wort kommen. Denn: Wieso haben Sie diese Leute sonst eingeladen?

Was ist zu tun?

Achten Sie als Moderator darauf, wer sich wie beteiligt. Fallen Ihnen stille Teilnehmer auf, sprechen Sie sie direkt an. Stellen Sie Fragen und beziehen Sie diese Leute in die Diskussion mit ein. Allenfalls hilft es, diese Voten später nochmals aufzugreifen und dadurch Wertschätzung auszudrücken und die Leute zu ermuntern, sich am Gespräch zu beteiligen.

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Mit uns sind Sie voll dabei. Als die Kalenderprofis für “Mastering Meeting Madness” stellen wir Ihnen den WM Spielkalender für MS Outlook, Apple iCal und Google zum Download zur Verfügung.

Download Spielplan WM Südafrika 2010

Wenn Sie das ICS-File in Ihren Kalender importieren, sind Sie immer informiert über den aktuellen Spielplan.

Alleine feiern macht bekanntlich wenig Spass.
Deshalb können Sie auch gleich die passende Umfrage mit Ihren Freunden erstellen und so die Spiele mit Ihren Liebsten geniessen.

Eine Umfrage erstellen um Spiele mit Freunden zu schauen

Das ganze Zeeyoo-Team wünscht Ihnen einen tollen Fussball-Sommer!

Der Teilnehmer erhält eine Email von Zeeyoo

Diese Email beinhaltet den Einladungstext, sowie den entsprechenden Link zur Umfrage.

Einladung beantworten

Klickt der Teilnehmer nun auf den Link in seinem Email, so wird er direkt zu einer Übersicht mit allen wichtigen Informationen geleitet:

• Name des Termines
• Beschreibung und Ort
• Name des Organisators
• Name der Teilnehmer
• Traktandenliste

Will er die Einladung beantworten, erhält er eine Übersicht aller Antworten aller eingeladenen Teilnehmer (sofern dies der Organisator genehmigt). 

Als letzten Schritt kann der Teilnehmer frei entscheiden, ob er sich registrieren möchte oder nicht. Zwingend jedoch sind ein Name und eine Email-Adresse, damit der Organisator jederzeit mit seinen eingeladenen Personen in Kontakt treten kann.

Abschliessen

Der Teilnehmer schliesst seine Antworten ab und der Organisator wird sofort informiert. SIe sehen wie einfach es für eingeladene Personen ist, eine Umfrage zu beantworten.

Danach haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar zu erfassen. Dieser wird an alle Teilnehmer versendet. Selbstverständlich können Sie Ihren Text auch in der Vorschau noch betrachten.

So können Sie schnell und bequem all Ihre Teilnehmer informieren.

Sie können selbstverständlich die Email als Vorschau betrachten.

Sie können selbstverständlich Ihren Text frei verändern. Danach versendet Zeeyoo das Email genau so wie Sie es sich wünschen.