Roger Gygli

Bessere Meetings (Teil 3)

In einer kleinen Serie geben wir einige Tipps für bessere Meetings. Teil 1 beschäftigte sich mit der Vorbereitung, Teil 2 mit der Durchführung von Sitzungen, heute geht es um das Ende und die Nachbereitung des Termins.

• Ein Meeting wird beendet

Haben Sie als Moderator alle Hürden des Termins (siehe Teil 2 dieser Serie) erfolgreich umschifft, gilt es, das Meeting abzuschliessen. Sie prüfen, ob die Meetingziele erreicht wurden und klären, ob jeder Anwesende verstanden hat, was seine ‘Action Items’ nach dem Meeting sind. Sie fassen das Meeting zusammen und stellen sicher, dass Konsens darüber herrscht, was die Ergebnisse sind (Das kann auch heissen, dass man ein gemeinsames Verständnis davon hat, wo man sich noch uneinig ist).

Was ist dafür zu tun?

Wenn Sie Ihre Agenda und Ziele auf einem Flip Chart visualisiert und abgehakt haben, können alle Anwesenden am Ende sehen, was erreicht wurde und was offen blieb. Als Meeting-Leiter nehmen Sie kurz Stellung, was Sie mit Nicht-Erreichtem zu tun gedenken («kommt am nächsten Meeting», «ich überleg’s mir» etc). Wichtig ist, dass alle Anwesenden verstehen, dass nichts verloren geht, nur weil die Zeit fehlte. Haben Sie Teilergebnisse während des Meetings ebenfalls für alle sichtbar aufgeschrieben, können Sie diese Dokumentation nochmals kurz durchgehen.

Gehen Sie die Runde der Anwesenden durch und fragen Sie jeden nach seinen Action Items – welche Aufgaben nimmt sie oder er aus dem Meeting mit? Das dauert nicht länger als 30 Sekunden pro Person, vielfach werden Sie aber noch Lücken feststellen. Ausserdem stellen Sie sicher, dass am Tag danach niemand das Protokoll liest und überrascht ausruft: «Was? Ich soll das alles tun? Da hab ich nie zugestimmt!!»

• Dokumentieren Sie ohne Aufwand

Nach dem Meeting geht es um die Dokumentation, das Protokoll. Eine undankbare Aufgabe, die aber effizient erledigt werden kann. Voraussetzung ist, dass Sie sich vor dem Meeting überlegt haben, wie Sie Arbeitsergebnisse dokumentieren und sichern. Notizen zu machen, die Sie anschliessend zu einem Protokoll verarbeiten ist eine Methode. Ich schlage hingegen vor, Flip Charts oder Whiteboards zu nutzen – das spart Arbeit.

Was ist zu tun?

Wenn Sie mit Flip Charts oder Whiteboards gearbeitet haben, ist es einfach: Sie zücken Ihr Smartphone und lichten alle im Meeting entstandenen Dokumente ab. Wenn Ihre Handschrift gut ist, können Sie diese Fotoprotokolle per E-Mail an die Teilnehmer versenden, ohne weiteren Schreibaufwand zu haben. Ausserdem kennen alle Teilnehmer diese Unterlagen bereits und waren am Entstehungsprozess beteiligt, es wird also keine ungewünschten Überraschungen geben.

Haben Sie weitere Tipps für gute Meetings? Wir freuen uns über Kommentare!

Outlook Add-In installieren

Aufgrund von Benutzerfeedbacks, möchten wir Sie auf die korrekte Installation des Outlook Add-In hinweisen.

Nach der Installation des Add-In wird nach der Email-Adresse und Ihrem Passwort gefragt. Nach erfolgter Eingabe versucht das Add-In automatisch zu synchronisieren.

Allenfalls erscheint bei Ihnen dann die Fehlermeldung “Synchronisation fehlgeschlagen”.

Bitte prüfen Sie kurz in den Einstellungen von Zeeyoo, dass Sie die Kalender richtig synchronisieren.

Wichtig ist, das Sie auch einen Kalender zum Import auswählen.

Nun sollte eigentlich die Synchronisation reibungslos funktionieren.

Startup of the Day – Zeeyoo

Microsoft BizSpark Connect (where a global network of investors and network partners connect with the most promising startups) hat Zeeyoo zum Startup of the Day gewählt.

CEO Roger Gygli gibt im Interview Auskunft über das BizSpark Programm, die Zeeyoo Basis-Technologie, sowie die Entstehung von Zeeyoo.

Das ganze Interview gibt es hier

Bessere Meetings (Teil 2)

In einer kleinen Serie geben wir einige Tipps für bessere Meetings. Teil 1 beschäftigte sich mit der Vorbereitung von Sitzungen, heute geht es um die Durchführung und Nachbereitung.

Erfolgsfaktor Meeting-Leitung

Die Rolle des Leiters oder der Leiterin eines Meetings ist kaum zu unterschätzen für den Erfolg einer Sitzung. Sie verlangt, das Meeting und die Teilnehmer zu leiten und zu steuern. Gleichzeitig gibt es Meeting-Phasen, in denen diese Person ausschliesslich Moderator ist, also den Prozess begleitet ohne einzugreifen. Das kann leicht zum Balanceakt ohne Netz werden. Folgende Aufgaben muss diese Person mindestens übernehmen:

• Definieren Sie Regeln für das Meeting.

Wie jede Ansammlung von Menschen hat ein Meeting seine Regeln. Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie überlegen sich im Voraus, wie man in der Sitzung zusammenarbeiten soll. Oder diese Regeln entstehen von selbst, durch Ausprobieren, Ausreizen und Gewohnheit. Hier bietet sich Chance, die Produktivität des Zusammenkommens zum ersten Mal zu erhöhen.

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Zeeyoo bietet viele Vorteile, zum Beispiel keine Bikini-Werbung

Bernetblog.ch, einer der wichtigsten Blogs in der PR Szene Schweiz schreibt über uns einen Artikel und zeigt die Vorteile von Zeeyoo.

Der Verweis auf die Synchronisation sowie die werbefreie, intuitive Oberfläche untermauern unsere Kompetenz.

Lesen Sie den ganzen Artikel direkt bei Bernetblog.ch

Interview im “Sonntag” geht auf die Problematik bei Meetings ein

Der Bericht schreibt von “Knochenarbeit” und zeigt im Interview mit Roger Gygli die Produktivitätskiller bei Meetings auf.

Den ganzen Artikel lesen Sie hier als PDF

OnlinePC betitelt unsere MS Exchange Integration als Weltpremiere

OnlinePC schreibt über unseren neusten Produkte-Release und zeigt die Vorteile der nahtlosen Synchronisation zu den Kalendersystemen auf.

Weiter weisst OnlinePC gezielt auch auf den Kontaktimport mit den verschiedenen Integrationen hin und scheint auch der Fussball WM nicht abgeneigt zu sein.

Lesen Sie den ganzen Artikel

Zeeyoo lanciert mit der „MS Exchange“-Integration eine Weltpremiere

Zürich, 18. Mai 2010. Zeeyoo, die schnell wachsende Onlineplattform im Bereich Terminplanung und -koordination, lanciert eine Weltpremiere: Zeeyoo bietet als weltweit erste Plattform eine „MS Exchange“-Integration und ergänzt seine bestehenden Synchronisations-Tools. Zeeyoo bietet damit die Möglichkeit, sich direkt über MS Exchange von Microsoft oder Apple anzumelden und den persönlichen Kalender sowie die Kontakte nahtlos zu synchronisieren.

Mit der Lancierung der „MS Exchange“-Integration unterstreicht Zeeyoo die Ambition im Bereich Business-to-Business (B2B) eine führende Rolle zu übernehmen. „Mit unserer Fokussierung auf den B2B-Bereich können wir Unternehmen in ihren Bemühungen unterstützen, die Flut von Terminumfragen mit einem professionellen Tool effizient und kostengünstig zu bewirtschaften“, ist Roger Gygli, CEO von Zeeyoo, überzeugt.

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Fussball WM Kalender – powered by Zeeyoo

Noch wenige Tage bis zur Fussball WM 2010 in Südafrika!

Mit uns sind Sie voll dabei. Als die Kalenderprofis für “Mastering Meeting Madness” stellen wir Ihnen den WM Spielkalender für MS Outlook, Apple iCal und Google zum Download zur Verfügung.

Download Spielplan WM Südafrika 2010

Wenn Sie das ICS-File in Ihren Kalender importieren, sind Sie immer informiert über den aktuellen Spielplan.

Alleine feiern macht bekanntlich wenig Spass.
Deshalb können Sie auch gleich die passende Umfrage mit Ihren Freunden erstellen und so die Spiele mit Ihren Liebsten geniessen.

Eine Umfrage erstellen um Spiele mit Freunden zu schauen

Das ganze Zeeyoo-Team wünscht Ihnen einen tollen Fussball-Sommer!

Bericht an der Sonntagszeitung

Die Sonntagszeitung vom 16.05.2010 hat bereits den Release vom Dienstag 18.05.2010 angekündigt.

Dabei fokussierte sich die Sonntagszeitung auf die MS Exchange Anbindung, welche vor allem im Geschäftsumfeld grosse Vorteile bringt. Selbstverständlich werden weitere Neuerungen das Angebot von Zeeyoo ergänzen, bzw. erweitern.