Bessere Meetings (Teil 1)

Wer Zeeyoo zum Organisieren eines Meetings nutzt, ist technisch schon mal auf der sicheren Seite. Aber alle Probleme sind damit natürlich nicht gelöst: Auch eine mit unserem Tool geplante Sitzung kann inhaltlich unergiebig, nervtötend und zeitraubend sein. Darum möchten wir in einer kleinen Serie einige Tipps für bessere Meetings geben.

Jeder kennt sie, die Meetings, die den schön produktiven Arbeitstag zerstückeln und in denen zehn oder mehr Kollegen lange Stunden am ebenso langen Konferenztisch sitzen – und sich anschliessend fragen, wozu das Ganze gut war. Beinahe ein Drittel aller Meetings empfanden Manager in einer Studie des Personaldienstleisters Robert Half als überflüssig. Hauptstörquellen dabei: Ausschweifende Diskussionen und mangelnde Vorbereitung.

Am schlimmsten dabei sind jene Sitzungen, die viel schneller mit einer kurzen Mail erledigt gewesen wären. Denn ein Face-to-Face-Meeting ist für viele Zwecke gar nicht das richtige Mittel. Vor allem, wenn es nur um gegenseitige Information und Kenntnisnahme geht, ist es überflüssig, aber auch bei anderen Punkten genügt oft eine kurze Telefon- oder Videokonferenz. Zeeyoo ist hervorragend zur Koordination von Telefonterminen und Videokonferenzen geeignet – dank unseres Zeitzonenfeatures auch für Teams, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Der amerikanische Produktivitätsblogger Dustin Wax empfiehlt im Blog Lifehack.org fünf Wege, die man erwägen sollte, bevor man tatsächlich zu einem Meeting einlädt:

1. Instant Messaging
2. Telefonkonferenzen
3. Wikis
4. Mailinglisten
5. Webanwendungen für kollaboratives Arbeiten

Wer soll an einem Meeting teilnehmen?

Aber natürlich gibt es auch zahlreiche sinnvolle Ansätze für eine Konferenz. Effizienter wird sie, wenn die richtigen Leute teilnehmen. «Viel hilft viel» ist dabei der falsche Ansatz, Ergebnisse lassen sich nur mit einer überschaubaren Anzahl von Teilnehmern produzieren.

Wenn es darum geht, dass viele Mitarbeiter Bescheid wissen über das Thema einer Sitzung, so ist ein Protokoll im Anschluss das sinnvollere Mittel. Die Faustregel lautet also eher: Es sollten sowenige Personen teilnehmen wie möglich, aber soviele wie nötig. Was nötig ist, entscheidet sich je nach Anlass. Helfen kann es in jedem Fall, etwas Interdisziplinarität hineinzubringen, um neue Perspektiven und damit kreativere Problemlösungen zu ermöglichen.

Die Gruppenfunktion des Zeeyoo-Adressbuchs ermöglicht hierfür die individuelle Verwaltung von Personengruppen, die dann auf einmal eingeladen werden.

Wie lange soll ein Meeting dauern?

Der amerikanische Autor Seth Godin hat zu Recht moniert, dass Meetings immer gleich angelegt sind. Kein Problem ist wie das andere, und ebensowenig gleichen sich die Lösungen. Wieso dauert dann aber jedes Meeting immer 1 Stunde? Oder 30 Minuten? Viele Themen sind in deutlich kürzerer Zeit abzuhandeln.

Godin schlägt vor, Meetings in 5-Minuten-Einheiten zu organisieren und je nach Thema 5, 10, 15 oder 20 Minuten einzuplanen. 20 Minuten, also vier Zeiteinheiten, sollten demnach das Maximum sein; wer mehr veranschlage, solle eine wirklich gute Begründung dafür haben.

Kurze Zeiträume brauchen Disziplin und etwas Training, um sie nicht zu überschreiten. Wer seine Punkte in 20 Minuten nicht abschließend behandeln kann, sollte sich also nicht sklavisch an Godins Rat halten und lieber von vornherein etwas mehr einplanen als ein zweites Meeting anzusetzen. Mit Zeeyoo lassen sich übrigens die Zeitfenster von Terminen einfach per Drag & Drop verschieben, verkürzen oder verlängern. Länger als 40, 45 Minuten jedoch sollte auch eine lange Sitzung nicht sein – konzentrierte Diskussion kann man dann nämlich nicht mehr erwarten.

Wenn der Zeitrahmen gesetzt ist, muss er zwingend eingehalten werden. Das gilt für das Ende, da sonst die stringente Diskussion leidet, aber auch für den Anfang: Es sollte unbedingt pünktlich begonnen werden – wer zu spät kommt, hat eben den Anfang verpasst.

Was muss vor dem Meeting geklärt sein?

Enorm hilfreich für ein effizientes Meeting ist gute Vorbereitung. Zahlreiche Konferenzen sind nur deshalb so mühsam, weil im Vorfeld nicht klar war, worum es genau geht und was erreicht werden soll. Das Folgende muss also geklärt und kommuniziert werden:

• Um welches Thema geht es?
• Was ist das Ziel der Sitzung?
• Wer hat gegebenenfalls etwas vorzutragen oder zu präsentieren?

Diese Informationen sind eine Bringschuld des Organisators, aber Teilnehmer tun gut daran, schon vorher nachzufragen, wenn diese Punkte unklar bleiben – so können sie den Termin noch «retten». Die Agenda, die diese Fakten enthält, muss vorher allen Teilnehmern zugesendet werden, damit diese Zeit zur Vorbereitung haben – auch das geht professionell mit Zeeyoo: Bei der Terminplanung kann direkt eine Traktandenliste ergänzt und sogar Dokumente hochgeladen werden. Darauf achten muss man dann nur noch, diese Agenda nicht während des Meetings auszuweiten.

Im zweiten Teil wird es darum gehen, was man während eines Meetings und bei der Nachbereitung beachten sollte:

• Warum ein Moderator und ein Protokollant so wichtig sind
• Wie man die vorher gesetzten Ziele des Meetings auch erreicht
• Wie man spontan einen Kurzvortrag hält
• Was sofort nach einer Sitzung getan werden sollte